Witnessing & Trainee

Wir unterscheiden zwischen folgenden Arten von Auditbegleitungen:

Beobachter: Dies ist ein Auditorkandidat oder auch eine Person im Umfeld von ProCert (z.B. aus dem Backoffice), welche den leitenden Auditor während des Audits beobachten, um zu lernen. Er darf sich nicht frei im Unternehmen bewegen. Er ist angehalten, immer beim leitenden Auditor zu bleiben.

Trainee:  Dies ist ein Auditorkandidat, welcher unter der Verantwortung des leitenden Auditor bestimmte Auditsequenzen unter der Verantwortung und der Aufsicht des leitenden Auditors auditiert. Dies sind normalerweise Beobachter, welche schon einige Audits begleitet haben. Sie wurden von ProCert auf die entsprechenden Standards geschult und sie haben eine mehrtägige Auditmethodikausbildung erfolgreich absolviert. Er darf sich nicht frei im Unternehmen bewegen. Er ist angehalten, immer beim leitenden Auditor zu bleiben.

Witnesser: Dies ist leitender Auditor, welcher den aktiven leitenden Auditor während des Audits beobachtet. Diese Begleitungen dienen der Kalibrierung und der Aufrechterhaltung der Qualifikation unserer Auditoren. Grundsätzlich handelt es sich dabei um ProCert Mitarbeitende. In bestimmten Fällen kann es sich um Mitarbeitende der Standardeigner oder der Akkreditierungsstelle handeln. Dies nehmen die Rolle eines Witnessers ein. Er darf sich nicht frei im Unternehmen bewegen. Er ist angehalten, immer beim leitenden Auditor zu bleiben.

Die Begleitungen dienen einerseits zur Kalibration und zur Aufrechterhaltung der Qualifikation unserer Auditoren. Andererseits sind sie für die Ausbildung neuere Auditoren zwingend vorgeschrieben und sinnvoll. Dank den Auditbegleitungen durch Auditorkandidaten können wir unseren Kunden inskünftig qualifizierte Auditoren zur Verfügung stellen, um die Weiterführung Ihrer Zertifizierungen zu garantieren.

Es ist eine Beobachtungsaktivität, die während eines Zertifizierungsaudits durchgeführt wird. Dies, um die Fähigkeiten eines neuen Auditors zu validieren oder um einen erfahrenen Auditor zu kalibrieren. Das ‘Witnessing’ ist ein obligatorischer und grundlegender Schritt im (Re-)-Qualifizierungsprozess jedes Auditors.

Es gibt zwei Arten von Witnessing:

Initiales Witnessing: Dies ist der letzte Schritt, um einen Auditor zu qualifizieren. Das Witnessing wird von einer qualifizierten und kompetenten Person des Sektors durchgeführt, die eine reibungslose Begleitung des Audits garantiert.

Kalibrierungs-Witnessing: Wird zwischen erfahrenen Auditoren durchgeführt. Auditor A beobachtet Auditor B, und Auditor B kann Auditor A während eines anderen Audits beobachten. Dies wird als Kalibrierung bezeichnet.

Die Anwesenheit eines Witnessers während eines Audits ist ein integraler Bestandteil jedes Auditoren-(Re)qualifizierungsverfahrens. Es ist ein wesentlicher und unverzichtbarer Schritt, um einen Auditor zu qualifizieren und/oder die Qualifikation eines Auditors aufrechtzuerhalten.

Gemäß den Regeln der einzelnen Standards muss ein Auditor alle 2 oder 3 Jahre beobachtet werden.

Ein Auditor, der nicht rechtzeitig beobachtet wird, verliert seine Qualifikation.

Ja, denn sie sind je nach Art der Auditbegleitung angehalten, dem leitenden Auditor ein Feedback zu seiner Leistung zu geben oder sich Notizen zu nehmen, um von leitenden Auditor zu lernen.

Sie müssen sich immer im Hintergrund halten, keinen Blickkontakt mit den Auditierten und Auditoren suchen und immer eine Distanz gewähren, um das Audit nicht stören. Sie dürfen keinesfalls intervenieren auch nicht mit Handzeichen und Kopfbewegungen.

Die Aufgabe des Witnessers liegt darin, den leitenden Auditor zu beobachten und dessen Leistung während des Audits zu beurteilen. Der Witnesser darf in keinem Fall in das Audit eingreifen. Er bleibt stetig im Hintergrund und darf den Auditor nicht auf Nichtkonformitäten oder Versäumtes aufmerksam machen. 

Es ist wichtig zu wissen, dass das Witnessing kein Test oder Bewertung des Auditors ist. Es ist eine Beobachtung guter Audit-Praktiken mit dem Ziel der Verbesserung und Kalibrierung.

Die Organisation, die einen Zertifizierungsvertrag unterzeichnet hat, ist verpflichtet, die Anwesenheit eines Witnessers zu akzeptieren, wenn dies gewünscht wird. Wenn die Organisation es jedoch aus internen Gründen ablehnt, ist es wichtig zu wissen, dass dies direkte Auswirkungen auf die Aufrechterhaltung der Qualifikation des Auditors und folglich auf die Verfügbarkeit für ein nachfolgendes Audit haben kann.

Die Auszubildenden sind unsere Auditoren von morgen. Sie sollen vom leitenden Auditor die verschiedenen Auditpraktiken lernen, aber auch in die ProCert Auditphilosophie eingeführt werden. Auszubildende können nur als stille Beobachter teilnehmen oder auch aktiv Teile des Audits übernehmen (=Trainee). Dies wird im Auditplan so vermerkt. Als Trainee werden sie immer vom Auditor begleitet und bewertet. Ist der Trainee wieder in seiner Beobachterrolle, darf er ebenso nicht in das Audit eingreifen wie der Witnesser.

Nein, die Auditbegleitung hat keinerlei Einfluss auf das Ergebnis. Die Auditoren sind währen eines Audits nicht strenger oder weniger streng. Wir haben in der Vergangenheit keine Rückmeldung erhalten, der leitende Auditor sei nun plötzlich strenger als in anderen Jahren. Die Auditzeit vor Ort wird dadurch auch nicht verlängert.

Die Verantwortung liegt während der ganzen Zeit beim leitenden Auditor, wie bei einem regulären Audit.

Der Witnesser ist eine Person, die bei ProCert unter Vertrag steht und die Werte und Grundsätze von ProCert vertritt. Er unterliegt daher den gleichen Vertraulichkeitsregeln wie der Auditor. Der Witnesser konsultiert keine internen Dokumente.

Der Kunde darf die Beteiligten jederzeit darauf aufmerksam machen, sollte der Begleiter Einfluss auf das Audit nehmen.

Die Mehrkosten für die Begleitperson werden durch ProCert getragen.

Nein, der Beobachter, der Trainee wie auch der Witnessor dürfen nicht direkt mit den Kunden kommunizieren. Die Kommunikation läuft ausschliesslich über den leitenden Auditor.