ProCert Portal

Das ProCert-Portal ist eine sichere, direkte individuelle Schnittstelle, die die notwendige Vertraulichkeit in Übereinstimmung mit unserer Datenschutzerklärung gewährleistet.

Alle Mandate werden über unser ProCert-Portal abgewickelt. Dies ist ein Ansatz, der eine zentrale und gemeinsame Verwaltung ermöglicht und ein Minimum an Papier verbraucht.

Jedes Mandat wird in klar definierten Schritten bearbeitet, wobei das Ende eines Schrittes den Beginn des nächsten Schrittes nach sich zieht (siehe auch das Zertifizierungsreglement für Managementsysteme). Sie wissen jederzeit, wo sich Ihr Mandat befindet. Sie haben Zugang zu den Dokumenten, Zertifikaten und Auditberichten der vergangenen Jahre sowie zu Ihren hochgeladenen Dokumenten im ProCert-Portal. Dort können Sie den gesamten Austausch mit ProCert über ein internes Nachrichtensystem verfolgen. Die Grundidee ist, dass wir Ihnen als Kunden Nachrichten über das Portal senden und nicht per E-Mail z.B. über Ihr Outlook. Auf diese Weise haben wir die Historie des Austauschs und eine vollständige Rückverfolgbarkeit in Bezug auf ein bestimmtes Mandat, und all dies wird an einem einzigen Ort gespeichert. Alle Daten sind nur für die Personen zugänglich, die an der Abwicklung Ihres Mandats beteiligt sind.

Wir stellen Ihnen gerne einen zusätzlichen Zugang für andere Mitarbeiter zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechspartner oder die operative Koordination.

Sie finden eine Übersicht über die wichtigsten Schritte im Zertifizierungsreglement. Wir unterteilen dabei die Schritte vor dem Audit, während des Audits und nach dem Audit.

Sie erhalten in der Regel eine Aufforderung per E-mail, eine Aufgabe auszuführen. Im E-mail unten finden Sie einen Link, über welchen Sie antworten werden. Ihre Antwort wird dann unter Meldungen im Mandat gespeichert. Bitte antworten Sie nicht per E-Mail, also nicht ausserhalb des Portals. Sie können sich auch jederzeit mit dem Team in Verbindung setzen, das Ihr Mandat bearbeitet, sei es die operative Koordination, Ihr Ansprechpartner oder Ihr leitender Auditor. 

Sie werden  Ihre Dokumente und Dateien direkt auf unser Portal hochladen.  Gehen Sie dazu auf den Reiter "Dokumente" im Mandatsfenster, klicken Sie auf "Hochladen" und wählen Sie die Dateien aus, die Sie an ProCert übermitteln möchten. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen. 

Um Dokumente/Dateien von unserem Portal herunterzuladen. Gehen Sie einfach auf die Registerkarte "Dokumente" im Mandatsfenster, wählen Sie die Datei(en)/Dokumente aus, die Sie herunterladen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Download". Pdf Dokumente können Sie auch in der Vorschau betrachten. 

Sie können uns über das ProCert-Portal eine Nachricht über die Registerkarte "Nachrichten" senden, die sich im Mandatsfenster befindet und jederzeit zugänglich ist.

Wenn Sie IT-Unterstützung benötigen oder eine Störung auf unserem Portal haben, können Sie Ihre Anfrage direkt an unsere IT-Abteilung senden, indem Sie die Schaltfläche "Support-Anfrage" im oberen Banner des Portals verwenden.  Wenn die Anfrage ein bestimmtes Mandat betrifft, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Support-Anfrage zum Mandat", die sich im Fenster des Mandats befindet. Unsere IT-Abteilung wird dann eine Lösung finden und sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Sie zu informieren.

Der Kunde ist angehalten, entsprechende Massnahmen einzuleiten, falls während des Audits Abweichungen oder Nichtkonformitäten festgestellt wurden. Damit soll einerseits diese Abweichung oder Nichtkonformität behoben werden (sogenannte Korrekturen) und andererseits solche Korrekturmassnahmen zu ergreifen, damit diese Abweichung / Nichtkonformität inskünftig nicht mehr auftreten wird (Vorbeugemassnahmen). Deshalb ist auch die Ursachenbestimmung von grosser Bedeutung. 

Die Vertragsparameter beeinflussen zwei zentrale Pfeiler: die minimale Auditdauer und die geforderte Qualifikation des Auditors. Eine Nichteinhaltung der Auditdauer kann zu einer Nichtkonformität durch die SAS führen und führt automatisch zu einer Nichtkonformität bei Standards wie IFS Food, BRCGS Food und FSSC 22000, denn bei diesen Standards wird die minimale Auditdauer und die Auditorqualifikation automatisch überprüft, sobald die Daten in die jeweiligen Portale hochgeladen werden. Eine Unterschreitung kann dazu führen, dass das Audit und das Zertifikat als ungültig erklärt werden. Eine Nichtqualifikation des Auditors führt zur Suspendierung des Zertifikats. ProCert wie auch der Auditor werden im Rahmen der Integritätsprogramme sanktioniert. 

Als Zertifizierungsstelle gibt es eine Vielzahl von Anforderungen, die von den Standardinhabern und der Akkreditierungsstelle erlassen werden, die wir erfüllen müssen und deren Einhaltung wir durch unsere Auditoren und Kunden sicherstellen müssen. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind wir also auf eine gute Zusammenarbeit mit den Kunden angewiesen.  Dieser Leitfaden hilft den Kunden, sich mit diesen Regeln vertraut zu machen und sich auf ein Audit mit ProCert vorzubereiten.

Für Sie als Kunden finden sich alle zentralen und wichtigen Regeln einer guten Zusammenarbeit darin beschrieben, ob es nun um nicht angekündigte Audits geht oder wie man in bestimmten Situationen umgehen muss und vieles mehr.  Die ProCert Auditoren müssen diesen Leitfaden benutzen, gerade um die Eröffnungs- und Schlussbesprechung durchzuführen. 

Sie finden diese Informationen im Leitfaden in einem speziell dafür erstellten Kapitel. Sie werden auch von Ihrem Auditor direkt über das ProCert Portal angeschrieben, welche Dokumente sie vor dem Audit hochladen müssen.