COVID-19

Les règles officielles et celles de l'entreprise sont toujours respectées lors de l'audit (mesures d'hygiène, distance minimale). Ceci se reflète dans le déroulement de l’audit:

1. L’auditeur et les audités sont équipés des masques, si disponible sur le site, par mesure de précaution.

2. La réunion d'ouverture et de clôture de l'audit se déroule avec un nombre restreint de participants (max. 3-5 personnes)

3. Les séquences d'audit se déroulent en présence d’un minimum d'employés, tout en gardant une distance de 2 m.

4. Pour les séquences d'audit en production: les entretiens avec les employés sur place sont limités au minimum. La distance de sécurité est toujours garantie. Nous agissons sur place en fonction de la situation et avec prudence.

5. Le déjeuner est organisé à petite échelle.

6. Les règles du détenteur de standard sont respectées en permanence.

7. Chaque dérogation au déroulement normal est notée dans le Portail ProCert par l’auditeur (dans la rubrique Modifications dans le plan d’audit).

OUI. Une évaluation doit être conduite afin de définir si un audit à distance peut être effectué.

NON. Une évaluation des risques peut être demandée par ProCert, suivie par un éventuel audit sur site lors de la reprise. Il faut informer ProCert en cas d’arrêts et de reprises (selon le règlement de certification).

OUI. L’audit peut avoir lieu. Le responsable d’audit décidera de la faisabilité des exclusions sur place. Le domaine de certification du nouveau certificat sera adapté en conséquence et un audit complémentaire sera nécessaire, le cas échéant.

La certification peut être maintenue à condition que vous continuiez à maitriser vos processus, vos procédés et vos opérations et assuriez la qualité demandée.

OUI. Si la raison du report est liée au COVID-19 et si l’évaluation conclut avec un report possible de maximum 6 mois. Mais il est également possible de le faire à distance, si l’évaluation est positive.

NON. ProCert ne reporte pas d’audit par défaut. Le planning des auditeurs est très chargé, c’est pourquoi un report reste une solution de dernier recours.

Nous œuvrons pour que les audits planifiés puissent être maintenus tout en préservant la santé de nos auditeurs (respect des consignes nationales) ainsi que vos propres restrictions d’accès aux sites.

Dans ce cas nous vous proposerons immédiatement un nouveau créneau d’audit entre juillet et août 2020. Cette plage est potentiellement la seule qui garantisse un audit dans le courant de l’année. Nous ne pouvons pas vous garantir un audit en 2020 si tous nos clients repoussent leurs audits.

OUI. Le respect de la conformité aux exigences des normes est indispensable au maintien de la certification, comme stipulé contractuellement. Les actions mises en œuvre par votre site pendant la crise du coronavirus seront vérifiées au plus tard lors de la prochaine évaluation, quelle que soit sa forme.

OUI. Il faut compter avec environ 2-3 h de travail de la part de ProCert. Un formulaire sera mis à disposition afin de préparer cette évaluation.

OUI. Sur demande et seulement si vous disposez d’un certificat ProCert. L’organisme certificateur actuel peut prolonger votre certificat. Une extension de 6 mois est proposée, sans audit. Toutefois, ProCert doit procéder à une évaluation des risques.

OUI. Si votre certificat est prolongé de 6 mois suite à la procédure mentionnée ci-dessus.

NON. Si la prolongation n’a pas été acceptée.

OUI. Votre certificat actuel est prolongé de 6 mois, avec le même domaine de certification.

NON. La réalisation d’une évaluation des risques est exigée pour assurer que votre système est bien fonctionnel. ProCert a défini une procédure à destination de ses clients, qui comporte les étapes suivantes:

1. Evaluation des risques

1.1 Partie complétée par vous-même, en nous soumettant des documents et enregistrements

1.2 Partie complétée par ProCert

2.  Décision par ProCert de prolonger ou pas

Un entretien est réalisé afin de soutenir la décision.

L'objectif de l'entretien, basé sur l'évaluation soumise avec les pièces jointes, est d'obtenir la conviction que nous pouvons prolonger le certificat sur une base solide.

OUI. Votre chargé de clientèle ProCert se tient à votre disposition. 

OUI. Il faut compter environ 2-3 h de travail, entretien éventuel avec le responsable d’audit de votre organisation compris.

OUI. L’audit de re-certification doit être conduit au plus tard 1 mois avant la fin de prolongation du certificat, pour assurer la continuité de ce dernier.

NON. Dans ce cas votre certificat expire. ProCert fournira une justification appropriée.

OUI. Cette évaluation, le cas échéant, doit être chargée dans le portail des détenteurs de standard. Notre Service d’Accréditation doit y accéder afin de vérifier la justesse de notre décision.

OUI. A condition que l’évaluation de faisabilité d’audit à distance aie confirmé cette possibilité.

OUI. A condition que l’évaluation de faisabilité d’audit à distance aie confirmé cette possibilité.

OUI, en demandant et en obtenant la prolongation de la validité de votre certificat selon la procédure mentionnée plus haut.