Witnessing & Trainee

Nous distinguons les types d'accompagnement d'audit suivants:

Observateur: il s'agit d'un candidat auditeur ou également d'une personne de l'environnement de ProCert (par exemple du backoffice) qui observe le responsable d’audit pendant l'audit afin d'apprendre. Il ne peut pas se déplacer librement dans l'entreprise.

Trainee: il s'agit d'un candidat auditeur qui, sous la responsabilité du responsable d’audit, effectue certaines séquences d'audit sous la responsabilité et la supervision du responsable d’audit.  Il s'agit généralement d'observateurs qui ont déjà accompagné plusieurs audits. Ils ont été formés par ProCert sur les standards correspondants et ont suivi avec succès une formation de plusieurs jours sur la méthodologie d'audit. Il n'est pas autorisé à se déplacer librement dans l'entreprise. Il est tenu de rester en permanence auprès de l'auditeur principal.

Witnesseur : il s'agit d’un autre responsable d’audit qui observe le responsable d’audit actif pendant l'audit. Ces accompagnements servent à l'étalonnage et au maintien de la qualification de nos auditeurs. En principe, il s'agit de collaborateurs ProCert. Dans certains cas, il peut s'agir de collaborateurs des détenteurs de standards ou de l'organisme d'accréditation. Ceux-ci assument le rôle de "witness". Il ne peut pas se déplacer librement dans l'entreprise. Il est tenu de rester en permanence auprès du responsable d’audit

Les accompagnements servent d'une part à calibrer et à maintenir la qualification de nos auditeurs. D'autre part, ils sont obligatoires et utiles pour la formation des nouveaux auditeurs.

Grâce aux accompagnements d'audit par des candidats auditeurs, nous pourrons à l'avenir mettre à disposition de nos clients des auditeurs qualifiés afin de garantir la poursuite de leurs certifications.

Si tratta di un'attività di osservazione condotta durante un audit di certificazione. Ciò al fine di convalidare le competenze di un nuovo auditor o di calibrare un auditor esperto. Il “witnessing” è un passo obbligatorio e fondamentale nel processo di (ri)qualificazione di ogni auditor.

Ci sono due tipi di “witnessing”:

“witnessing” iniziale: è l'ultimo passo nell’iter di qualificazione di un auditor. Questo “witnessing” è effettuato da una persona qualificata e competente del settore; la cui presenza non ha influenza sul processo di certificazione dell’azienda.

“witnessing” di calibrazione: Eseguita tra auditor esperti. L'auditor A osserva l'auditor B (e, in un'altra occasione sarà l'auditor B che svolgerà una simile osservazione sull’auditor A).

La presenza di un testimone durante una verifica è parte integrante di qualsiasi procedura di (ri)qualificazione degli auditor. È un passo essenziale e indispensabile per qualificare un auditor e/o per mantenerne la qualifica.

Secondo le regole di ogni norma, un auditor deve essere oggetto di attività di “witnessing” ogni 2 o 3 anni (a seconda della norma per cui esso è qualificato).

Un revisore che non viene osservato nei tempi previsti perde la sua qualifica.

Oui, car ils sont tenus, selon le type d'accompagnement d'audit, de donner un feed-back au responsable d’audit sur sa prestation ou de prendre des notes afin d'apprendre du responsable d’audit.

Ils doivent toujours se tenir à l'écart, ne pas chercher le contact visuel avec les audités et les auditeurs et toujours garder une certaine distance afin de ne pas perturber l'audit. Ils ne doivent en aucun cas intervenir, même par des signes de la main ou des mouvements de la tête.

Le rôle du witnesser est d'observer le responsable d’audit et d'évaluer sa performance pendant l'audit. Le witnesser ne peut en aucun cas intervenir dans l'audit. Il reste constamment en arrière-plan et ne doit pas attirer l'attention de l'auditeur sur des non-conformités ou des omissions.

Il est important de savoir que le witnessing n’est pas un examen ou une évaluation de l’auditeur, c’est une observation des bonnes pratiques d’audit avec un objectif d’amélioration et de calibration

L'organizzazione che ha firmato un contratto di certificazione è obbligata ad accettare la presenza di un testimone, se richiesto. Tuttavia, se l'organizzazione lo dovesse rifiutare per motivi interni, è importante sapere che ciò poptrebbe avere un impatto diretto sul mantenimento della qualifica dell'auditor e di conseguenza sulla disponibilità degli auditor per un successivo audit.

Les Trainees sont nos auditeurs de demain. Ils doivent apprendre du responsable d’audit les différentes pratiques d'audit, mais aussi être initiés à la philosophie d'audit de ProCert. Les Trainees peuvent participer en tant qu'observateurs silencieux ou prendre en charge activement des parties de l'audit (= Trainee). Cela est indiqué dans le plan d'audit. En tant que Trainee, ils sont toujours accompagnés et évalués par le responsable d’audit. Lorsque le Trainee reprend son rôle d'observateur, il ne peut pas non plus intervenir dans l'audit, tout comme le Witnesseur.

Non, l'accompagnement de l'audit n'a aucune influence sur le résultat. Les auditeurs ne sont pas plus ou moins sévères pendant un audit. Par le passé, nous n'avons pas reçu de feed-back indiquant que le responsable d’audit était soudainement plus sévère que les autres années. Cela ne prolonge pas non plus la durée de l'audit sur place.

La responsabilité incombe au responsable d’audit pendant toute la durée de l'accompagnement, comme lors d'un audit régulier.

Il “witnesser” è una persona che ha firmato un contratto con ProCert e rappresenta i valori e i principi di ProCert. È quindi soggetto alle stesse regole di riservatezza dell’auditor. Il “witnesser” non consulta i documenti interni.

Le client peut à tout moment attirer l'attention des parties concernées sur le fait que l'accompagnateur a une influence sur l'audit.

Les coûts supplémentaires de l'accompagnateur sont pris en charge par ProCert.

Non, l'observateur, le Trainee et le Witnesseur ne peuvent pas communiquer directement avec les clients. La communication passe exclusivement par le responsable d’audit.